Antecedentes

• Como se ha indicado en distintas comunicaciones Google ha reducido unilateralmente el espacio ofrecido para almacenamiento en la universidad, (hasta junio de 2022 era ilimitado).
• El almacenamiento comprende tanto la información almacenada en Google Drive, como al Mail y a Google Fotos.

Ya que como indica el Reglamento de Actuación y Funcionamiento de la Universidad Complutense de Madrid por medios electrónicos aprobado en Consejo de Gobierno de 29 Marzo 22 establece el correo electrónico como mecanismo oficial de comunicación con la institución y con el objetivo de garantizar la disponibilidad del servicio, la universidad se ha visto obligada a establecer un sistema de cuotas por cuenta.

 

 

 

 

Que son unidades Compartidas y qué problema provocan

Google Drive además del espacio propio para almacenar tus ficheros, ofrece la opción de disponer de Unidades compartidas que puedes crear para compartir información con otros usuarios sin que el espacio por la unidad compartida repercuta en tu cuota.

Esta funcionalidad provoca que:

• Las unidades compartidas ocupan un espacio de almacenamiento importante dentro del almacenamiento total gestionado por Google para la universidad. Siendo más cantidad que el espacio total que Google va a ofrecer a la universidad (en torno a un 30% del total)
• Google no proporciona ninguna herramienta para gestionar cuotas en las unidades compartidas. La universidad no dispone de información de que unidades compartidas tiene cada usuario y mucho menos del tamaño de las mismas.
• Esta situación puede provocar la indisponibilidad del servicio del mail y de Google Drive.

Alternativas para garantizar la disponibilidad del Servicio

Las unidades compartidas de Google Drive van a desaparecer. Es necesario la realización de 2 acciones:

1. Centralizadamente se ha suprimido la posibilidad de crear nuevas unidades compartidas.
2. Las ya existentes deben eliminarse de Google Drive por los creadores/ Administradores de la misma.                             

Se proponen varias ALTERNATIVAS para suplir esta funcionalidad como:

a. Uso de carpetas compartidas en One Drive o UCM Drive: La diferencia es que el espacio consumido cuenta dentro de tu espacio personal.

b. Creación de Equipos en Teams. Puedes crear equipos de personas con diversos roles (incluso Administrador) y compartir información en un espacio que no cuenta dentro de tu espacio personal de almacenamiento. Además, cuentas con funcionalidades añadidas como un chat o posibilidad de videoconferencias con los miembros del grupo.

c. Sitios de grupocon compartidos otras características más avanzadas en SharePoint. Teams utiliza internamente SharePoint. Puedes acceder directamente a SharePoint y crear tus propios sitios de grupo con algunas funcionalidades avanzadas.

 

Amplia esta información	Como saber si soy Administrador de una unidad compartida en GDrive